ZocumentsSur cette page
- IdentifierNommez la transaction, le montant, la date et le motif du litige.
- RépondreÉnoncez votre position contre la réclamation exacte.
- CartePointez les pièces à conviction dans l’ordre où un évaluateur en a besoin.
Copiez ce modèle de réponse à une rétrofacturation
Modèle de réponse et de lettre de réfutation de rétrofacturation
- Objet : Réponse aux litiges pour [numéro de dossier du processeur]
- Transaction : [référence de la commande ou de la transaction], [date], [montant], [raison sociale]
- Position : Nous [acceptons/contestons] ce différend parce que [position factuelle en une phrase].
- Réclamation : l'avis indique [description courte et neutre de la réclamation du titulaire de la carte].
- Réponse : [Expliquez ce qui s'est passé en deux ou trois phrases, sans spéculation].
- Preuve : La pièce A montre [fait]. La pièce B montre [fait]. La pièce C montre [fait].
- Demande : Veuillez consulter les documents ci-joints à l'appui de cette réponse.
Exemple commenté de lettre de réfutation : commande livrée
Position. Nous contestons la réclamation de produit non reçu pour la commande passée le 6 mai pour 84,00 $. La commande a été expédiée à l'adresse indiquée lors du paiement et les dossiers du transporteur indiquent une livraison le 10 mai.
Carte des preuves. La pièce A représente le dossier de commande et l'adresse d'expédition. La pièce B est le relevé de livraison du transporteur indiquant le scan et l'adresse livrés. La pièce C est le message client du 12 mai faisant référence au colis. Ces enregistrements traitent de la commande, de la livraison et du rapport ultérieur du client sans s'appuyer sur une politique générale du magasin.
Ce qui affaiblit la lettre
Garder
- Une réponse directe. La première phrase doit prendre position sur la raison invoquée.
- Enregistrements liés aux transactions. Chaque pièce doit se rapporter à ce paiement, client, commande ou service.
- Chronologie simple. Les dates permettent au réviseur de tester l'histoire rapidement.
Omettre
- Une longue histoire d'entreprise. Cela ne prouve pas ce qui s'est passé dans cette transaction.
- Accusations contre le client. L’intention est généralement plus difficile à prouver que le relevé de la transaction.
- Un lien vers un site internet. Le réviseur peut ne pas être en mesure d'ouvrir des liens externes.
Transformez la lettre en un paquet révisable
Placez la réponse avant les pièces, attribuez à chaque pièce une tâche et faites correspondre l'index aux libellés de la lettre. Le guide du paquet de réponse explique cette structure ; le guide des preuves de rétrofacturation vous aide à choisir les dossiers selon le motif. Le générateur peut créer le brouillon et conserver vos fichiers dans ce navigateur pendant que vous préparez la soumission finale.
